Estoy publicando una serie de 13 capítulos y un episodio final: «Lo que no se ve hasta que falla».
Habla de cosas que pasan en todas las empresas, sin importar su giro ni su tamaño. Cada capítulo se lee en dos minutos y termina con algo que puedes revisar hoy mismo, gratis.
Este es el capítulo 10 de 13. Los demás están en blog.sitic.com.mx/series/lo-que-no-se-ve.
Llega un requerimiento. Piden los XML de proveedores de dos ejercicios atrás.
Están repartidos entre el correo de alguien que ya no trabaja ahí, una carpeta en un escritorio que nadie usa desde hace año y medio, y una USB que estaba en un cajón.
Algunos ya no aparecen. El proveedor que los emitió ya cerró.
La contabilidad se detiene una semana completa para reconstruir lo que debió estar guardado desde el principio.
La multa no pregunta por qué faltaba el archivo.
Te va a decir si tienes el problema o no:
- Cuenta cuántas facturas de proveedor recibiste el mes pasado.
- Cuenta cuántos XML tienes guardados de ese mismo mes.
- Compara los dos números.
Si no coinciden, ya tienes el problema — solo que todavía no te lo han pedido. Y si el mes pasado no coincide, imagínate el de hace dos años.
Los XML se conservan cinco años, y la única forma en que eso ocurre de verdad es que se descarguen y se guarden solos, cada día, sin que nadie tenga que acordarse. Cuando depende de que alguien se acuerde, tarde o temprano no se acuerda.
Los XML que te mandan tus proveedores, ¿dónde viven exactamente?
No «en la computadora» ni «los tiene el contador». Exactamente dónde. Si no lo sabes de memoria, vale la pena averiguarlo esta semana.
Y si mientras leías esto pensaste en alguien —tu contador, tu socio, el amigo que tiene su taller— compártelo. A lo mejor está viviendo este capítulo y todavía no lo sabe.
En el capítulo 11: todo eso vivía en la misma computadora. La del rincón.
Pedro Gómez Herrera
Llevo 16 años viendo esto en empresas como la tuya.
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