Estoy publicando una serie de 13 capítulos y un episodio final: «Lo que no se ve hasta que falla».
Habla de cosas que pasan en todas las empresas, sin importar su giro ni su tamaño. Cada capítulo se lee en dos minutos y termina con algo que puedes revisar hoy mismo, gratis.
Este es el capítulo 13 de 13. Los demás están en blog.sitic.com.mx/series/lo-que-no-se-ve.
Llevaba once años en la empresa.
Sabía qué proveedor sí entrega a tiempo y cuál promete de más. Sabía dónde estaba cada archivo. Sabía la contraseña del portal. Sabía cómo se armaba el cierre de mes y por qué ese cliente en particular se factura distinto.
Nada de eso estaba escrito en ningún lado.
Se fue un viernes. El lunes la empresa descubrió cuánta de su operación vivía dentro de una sola cabeza. Tres meses después seguían apareciendo cosas que solo esa persona sabía hacer.
La tecnología no evita que la gente se vaya. Evita que se lleve la operación con ella.
Cuatro horas de trabajo, una sola vez:
- Haz una lista de tus procesos críticos. Los que si se detienen, se detiene la empresa. Suelen ser entre cinco y ocho.
- Por cada uno, una hoja: quién lo hace, quién es el suplente, dónde están los accesos, y los pasos en orden.
- Media hora por proceso. Y hazlo mientras la persona todavía está — después ya no sirve de nada.
Cuatro horas de trabajo, una sola vez, y tu empresa deja de depender de la memoria de nadie. Es la inversión con mejor retorno que conozco y no requiere comprar absolutamente nada.
Lo que suele faltar después es que los accesos sean por rol y no por persona, que la información viva en un lugar de la empresa y no en el escritorio de alguien, y que lo repetitivo lo haga un proceso automático en lugar de una costumbre.
Si mañana renuncia la persona que más sabe de tu operación, ¿qué se va con ella?
Con este capítulo cierra la serie. Si alguno de los trece te hizo sentido, me gustaría saber cuál — y si ninguno te hizo sentido, también dímelo, que eso también me sirve.
Y si mientras leías esto pensaste en alguien —tu contador, tu socio, el amigo que tiene su taller— compártelo. A lo mejor está viviendo este capítulo y todavía no lo sabe.
En el episodio final: la misma empresa, un año después.
Pedro Gómez Herrera
Llevo 16 años viendo esto en empresas como la tuya.
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