Estoy publicando una serie de 13 capítulos y un episodio final: «Lo que no se ve hasta que falla».
Habla de cosas que pasan en todas las empresas, sin importar su giro ni su tamaño. Cada capítulo se lee en dos minutos y termina con algo que puedes revisar hoy mismo, gratis.
Este es el capítulo 8 de 13. Los demás están en blog.sitic.com.mx/series/lo-que-no-se-ve.
Sábado por la mañana. La oficina vacía, el estado de cuenta impreso, el sistema abierto y un café.
Transferencias sin referencia. Pagos parciales de facturas que no se sabe cuáles son. Un depósito de catorce mil pesos que nadie identifica y que lleva tres meses ahí, arrastrándose de mes en mes.
Cuatro horas para cuadrar un mes. Y el lunes empieza otro.
No falta quien lo haga. Lo que pasa es que el trabajo se está haciendo dos veces: una en el banco y otra en el sistema.
Suena a detalle menor y no lo es:
- Pon en el pie de todas tus facturas: «favor de indicar el folio de la factura en la referencia del pago».
- Pídelo también por escrito a tus cinco clientes más grandes, una sola vez.
- A los que no lo hagan, recuérdaselo al enviar cada factura.
En dos o tres meses la mayoría de tus depósitos van a llegar identificados. Y la conciliación deja de ser una adivinanza para volverse un trámite de veinte minutos. Es gratis, es de esta semana, y funciona.
Lo que suele faltar después es que el sistema traiga los movimientos del banco solo y los cruce contra las facturas, en lugar de que alguien los capture a mano un sábado.
¿Cuántas horas al mes se te van conciliando el banco?
Contéstame con el número. Si me dices cuántas horas, te digo en cuántas se puede quedar.
Y si mientras leías esto pensaste en alguien —tu contador, tu socio, el amigo que tiene su taller— compártelo. A lo mejor está viviendo este capítulo y todavía no lo sabe.
En el capítulo 9: el lunes 13 alguien recordó que el 14 es quincena.
Pedro Gómez Herrera
Llevo 16 años viendo esto en empresas como la tuya.
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