Mantenimiento preventivo de computadoras:cómo evitar dolores de cabeza, fallas y gastos innecesario

¿Te ha pasado que justo antes de enviar una factura importante, tu computadora se congela… o decide reiniciarse sola?
Eso no es “mala suerte”, muchas veces es falta de mantenimiento preventivo.

En este artículo te explicamos de forma clara y sencilla:

• • ¿Qué es el mantenimiento preventivo de computadoras?
  • ¿Por qué es crucial cuando usas tu equipo todos los días?
  • ¿Cómo se traduce en ahorro real para ti y tu negocio?
  • ¿Qué problemas típicos puedes evitar?
  • ¿Cómo te ayuda SITIC con todo esto, sin salir de tu oficina?

Incluye, entre otras cosas:

1. Limpieza lógica:
   1. Eliminación de archivos temporales y basura digital.
   2. Ordenamiento del disco y revisión de programas que se cargan al inicio.
2. Actualizaciones
   1. Sistema operativo (Windows, macOS, Linux).
   2. Paquetería ofimática (Microsoft 365, Navegadores).
   3. Controladores (drivers) y complementos.
3. Seguridad
   1. Revisión y actualización de antivirus.
   2. Escaneo de amenazas, malware y software no deseado.
   3. Verificación de configuraciones básicas de seguridad.
4. Chequeo general
   1. Estado de rendimiento (si el equipo está lento o saturado).
   2. Revisar espacio en disco.
   3. Validar que impresoras, escáneres y periféricos estén funcionando correctamente.

En resumen: el mantenimiento preventivo no es esperar a que falle, sino hacerle “servicio” a tus equipos para que no te fallen cuando más los necesitas.

Cuando trabajas diario en tu computadora —ya sea en oficina, home office o en tu negocio—, tu equipo es tu herramienta de trabajo.

Si se detiene la computadora, se detiene:

⦁ La facturación
⦁ Las ventas
⦁ Los reportes
⦁ La comunicación con clientes
⦁ La operación completa del negocio

Un equipo que se usa todos los días:

⦁ Acumula archivos temporales y programas que lo vuelven lento.
⦁ Está expuesto a virus, correos sospechosos y páginas inseguras.
⦁ Recibe actualizaciones que a veces no se instalan bien.
⦁ Sufre desgaste natural en disco, ventiladores, componentes, etc.

Por eso, para un equipo que se usa todos los días, el mantenimiento preventivo es como un seguro: no se ve… hasta que te salva de un problema serio.

Aquí es donde viene la parte interesante: hablar de dinero.

Ahorro 1: Menos tiempo perdido

Cada minuto que tu equipo falla o está “congelado” es tiempo que tú o tu personal no están trabajando.
⦁ 1 empleado sin computadora por 2 horas = 2 horas pagadas sin producir.
⦁ Si eso pasa con varios equipos o varias veces al mes, el costo se dispara.

Con mantenimiento preventivo, reduces:
⦁ Bloqueos
⦁ Reinicios forzados
⦁ Tiempos de espera eternos porque “la máquina está pensando”

Ahorro 2: Mayor vida útil del equipo

Un equipo bien cuidado puede durar varios años más que uno al que nunca se le da servicio.

Eso significa:
⦁ No tener que comprar computadoras nuevas tan seguido.
⦁ Aprovechar mejor la inversión que ya hiciste en tus equipos.

Ahorro 3: Menos gastos de emergencia

Los problemas “de golpe” suelen ser:
⦁ Más caros
⦁ Más urgentes
⦁ Más estresantes

Es muy diferente:
Pagar un mantenimiento preventivo programado, que puedes presupuestar… a pagar por una recuperación de datos urgente, cambio de disco duro y horas de soporte, todo de sorpresa.

Ahorro 4: Protección de tu información

Perder información importante puede costarte:
⦁ Tiempo extra para volver a capturar datos.
⦁ Problemas con clientes por retrasos o errores.
⦁ Inclusive multas por temas fiscales si pierdes comprobantes o registros.

Parte del buen mantenimiento es revisar:
⦁ Estado del disco
⦁ Respaldos
⦁ Antivirus y seguridad

Todo eso se traduce en tranquilidad y continuidad operativa.

Veamos algunos ejemplos muy comunes que el mantenimiento preventivo ayuda a evitar o reducir

1. Computadoras extremadamente lentas
   1. Causadas por archivos temporales, programas innecesarios, falta de espacio o demasiados procesos al inicio.
   2. Resultado: desesperación, pérdida de tiempo y productividad.
2. Errores y pantallas azules
   1. Por actualizaciones mal instaladas, controladores dañados o conflictos de software.
   2. El mantenimiento permite detectar y corregir estos temas antes de que exploten.
3. Virus, malware y programas espía
   1. Amenazas que entran por correos, descargas o páginas poco confiables.
   2. El mantenimiento incluye revisión de antivirus, escaneos y ajustes de seguridad.
4. Problemas con impresoras y periféricos
   1. El clásico “no imprime”, “no escanea”, “no detecta la impresora”.
   2. Revisar drivers y configuraciones regularmente ayuda a que todo funcione cuando lo necesitas.
5. Fallas por sobrecalentamiento
   1. Aunque la limpieza interna profunda es parte de un mantenimiento mayor o correctivo, el monitoreo de rendimiento y temperatura desde el software puede avisar a tiempo que algo no está bien y hay que intervenir antes de que un componente falle.
6. Pérdida de información
   1. Revisar el estado del disco y prevenir fallas evita sorpresas desagradables.
   2. Además, en una buena política de mantenimiento se revisa la estrategia de respaldos.

En pocas palabras: el mantenimiento preventivo evita que un problema pequeño se convierta en un apagón completo de tu operación.

1. .Toma la utilidad fiscal 2024 (según tu declaración anual).
2. Resta pérdidas fiscales y deducciones no autorizadas.
3. Aplica el 10% a ese resultado.
4. Divide la cantidad en dos partes:
   1. Mitad por días laborados
   2. Mitad por salario devengado
5. Aplica el tope legal: 3 meses de salario o el promedio de los últimos 3 años, el que sea más favorable para el trabajador.

Ejemplo rápido:

• Utilidad fiscal: $1,000,000
• PTU a repartir (10%): $100,000
  • $50,000 por días trabajados.
  • $50,000 por salarios.

Desde 2022, debes usar el complemento de nómina 1.2 en CFDI 4.0, con la clave 003 para «PTU pagada«. Asegúrate de contar con los datos fiscales actualizados de cada trabajador:

• RFC
• Nombre completo
• Código postal
• Régimen fiscal

No cumplir puede acarrear:

• Multas de hasta 5,000 UMAs

• Inspecciones de la STPS

• Pérdida de confianza de los colaboradores

Estás obligado a incluir a los dados de baja en el cálculo. Si no los localizas de inmediato, debes guardar el monto por hasta 1 año, conforme al Artículo 127 fracción III de la LFT.

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